Il processo di Organizzazione di convegni e seminari viene gestito:

Relativamente all’invito a relatori con rimborso spese e/o compenso dalla Sig. Maria Rita Puddu coordinata dalla Segretaria amministrativa Dott.ssa Michelle Patrizia Verdoliva,

Relativamente all’acquisto servizi di catering, pernottamenti, etc.. dalla Dott.ssa Alessia Anchisi, supportata dal Sig. Pietro Sorrentino e coordinata dalla Vicesegretaria Dott.ssa Silvia Mura in qualità di Responsabile Unico di Progetto.

La procedura prende avvio con la presentazione della Richiesta di acquisto beni o servizi compilata debitamente a cura del Richiedente in tutti i suoi campi ed inviata a dipgiur@unica.it oppure con la compilazione del modulo online disponibile qui.

La richiesta dovrà essere completa delle seguenti informazioni:

• Contatto mail e telefonico di ciascun relatore per provvedere all’invio della lettera d’invito;
• Codice progetto UGOV sul quale la spesa dovrà gravare;
• Locandina allegata dell’evento;
• Specifiche relative ai singoli servizi richiesti, a titolo esemplificativo:
• Servizio di catering: per quante persone, in quale data;
• Pernottamento: per quante persone, in quali date;
• Servizio transfer: in quale data, orario di partenza e stima orario di rientro, numero di passeggeri, luogo di partenza e luogo di arrivo.

La richiesta si richiede che venga inoltrata alla Segreteria almeno 30 giorni prima della data del convegno se i relatori sono meno di 10 ( 45 giorni se maggiori di 10 ) e che non vengano fatte variazioni dei servizi richiesti a meno di 20 giorni. È preferibile che la richiesta pervenga ancora prima qualora i relatori provengano da paesi ExtraUE.

Qualora il convegno venga organizzato nell’ambito dell’iniziativa “Call for Conferences 2025” (Progetto di Eccellenza) si richiede di segnalare all’indirizzo mail dipgiur@unica.it i nomi e i cognomi dei docenti e ricercatori coinvolti nell’organizzazione dell’evento affinchè possano essere inseriti nell’apposito Team su Teams al fine di poter condividere al meglio tutta la documentazione tra il personale coinvolto.

Si rende noto che è preferibile la formula del rimborso, specialmente per quanto riguarda la biglietteria aerea, vista la volatilità dei prezzi e considerando eventuali impedimenti non prevedibili dei relatori coinvolti.